Tiedotusta, neuvontaa ja ohjausta on kehitetty opiskelijalähtöisemmäksi avoimen väylän piloteissa

TRY-hankkeessa on toteutettu kahdesti (syksyinä 2019 ja 2020) kysely tiedotuksen, neuvonnan ja ohjauksen kehittämisestä väyläpiloteissa eli uusissa tai uudistetuissa avoimen väylissä, joiden toteutusta kokeillaan ensi kertaa. Tulosten perusteella voimme todeta, että hankeyliopistoissa on vahvistettu avoimen väyliin liittyvää tiedotusta, neuvontaa ja ohjausta. 

Kyselyissä selvitimme hankeyliopistojen koordinaattoreilta, millaisia kehittämistoimia hankkeen aikana oli toteutettu TNO-palveluiden osalta kaikissa 11 yliopistossa ja niiden väyläpiloteissa. Lisäksi kartoitimme, missä määrin väylien kehittämisessä yhteistyö on tiivistynyt yliopiston sisällä avoimen yliopiston ja tiedekuntien kesken sekä yliopiston sidosryhmien kanssa. Taustatietoina kysyttiin väyläpilotin toteuttamistapaa sekä sitä, onko väyläpilotti edennyt toteutusvaiheeseen asti. 

Mukana kyselyissä oli yli 20 väyläpilottia

Vuonna 2019 kyselyyn vastasi 24 väyläpilottia kymmenestä yliopistosta ja seuraavana vuonna 23 väyläpilottia kahdeksasta yliopistosta. Vastaajien mukaan suurin osa väyläpiloteista saatiin toteutusvaiheeseen TRY-hankkeen aikana: vuonna 2019 oli yksitoista pilottia käynnistymättä, kun taas vuonna 2020 oli enää kaksi pilottia käynnistymättä.

Väyläpilotit olivat vastausten mukaan luonteeltaan hyvin erilaisia. Noin 50 %:ssa väylistä oli rajattu ilmoittautumisaika väyläopintoihin. Väyläopintoihin ilmoittautuneiden opiskelijoiden määrää oli rajattu enemmän vuonna 2019 kuin vuonna 2020. Voi siis olla, että osaa väyläpiloteista kokeiltiin rajatulla opiskelijamäärällä ensimmäisenä vuotena. Koronapandemiakin saattoi vaikuttaa väyläopintoihin, sillä erityisesti vuonna 2020 väyläopintoja oli muutettu edellistä vuotta enemmän verkko-opinnoiksi. Lisäksi yhdeksän väyläpilottia toteutui monimuoto-opetuksena molempina vuosina. Ainoastaan yksittäisiä väyläpilotteja toteutettiin lähiopetuksena.

Tiedotusta, neuvontaa ja ohjausta on vahvistettu monipuolisesti

Kysely vahvisti sitä mielikuvaa, että hankeyliopistoissa on palvelumuotoilun suositusten mukaisesti panostettu tiedotukseen, neuvontaan ja ohjaukseen. Tiedotus toimii TNO-palveluiden perustana, ja kustannustehokkaimpana se on ensisijainen kehittämiskohde. Tiedotuksesta aloitettu kehittämistyö näkyi erityisesti siinä, että kaikkiin kyselyyn vastanneisiin hankeyliopistoihin oli vuonna 2020 luotu verkkosivut väyläpiloteille, jotta opiskelijat löytäisivät kootusti kaikki perustiedot väylästä. Suurin osa (21/23) ilmoitti, että verkkosivut ovat myös hakukoneoptimoidut, mikä parantaa väyläsivujen löydettävyyttä.

Lisäksi vuonna 2020 lähes kaikissa hankeyliopistoissa väyläpilottien tiedot oli viety valtakunnalliseen Opintopolku.fi-palveluun opintojen vertailtavuutta ja löydettävyyttä parantamaan. Myös infotilaisuuksia väyläopinnoista oli lisätty hankkeen aikana merkittävästi. Tiedotusta väyläpiloteissa on kuvattu alla olevassa kuviossa.

Väyläpiloteissa oli panostettu myös neuvonnan ja ohjauksen elementteihin hankkeen aikana. Neuvonnan osalta oli otettu useimmin käyttöön sähköpostiviesti opintoihin hyväksymisestä, orientaatiotilaisuudet opintoihin sekä alan valintaa tukevat ura- ja opiskelijatarinat. Hyväksymissähköposti sekä ura- ja opiskelijatarinat olivat käytössä vuonna 2020 jo 15 väyläpilotissa. Orientaatiotilaisuuksia avoimen väylällä opiskeluun järjestettiin 16 väyläpilotissa.

Ohjauksen osalta merkittävää oli, että 17 väyläpilottiin oli nimetty yhteyshenkilö, jotta opiskelijat tietävät, kehen he voivat ottaa yhteyttä ohjausta tarvitessaan. Määrä oli noussut selvästi vuoden 2019 kyselystä, jolloin vain 10 väyläpilottiin oli nimetty yhteyshenkilö. Lisäksi entistä useammin oli otettu käyttöön virtuaalinen ohjauksen tila ja lähetetty muistutusviestit opiskelijoille väyläkriteereiden julkaisusta.

Yhteistyö avoimen yliopiston ja eri sidosryhmien välillä on tiivistynyt

Erityisen merkittävä asia oli se, että avoimen yliopiston ja tiedekuntien välisen yhteistyön kuvattiin tiivistyneen. Vastaajat kuvasivat yhteistyön tiivistyneen erityisesti väyläkriteereiden ja valintaprosessien yhteisen suunnittelun myötä. Myös yhteydenpidon ja tiedonkulun todettiin parantuneen. Tämä tukee sitä mielikuvaa, että väyliä on ryhdytty rakentamaan aiempaa tiiviimmässä yhteistyössä yliopiston sisällä eri toimijoiden kesken. Tällöin on mahdollista huomioida kattavammin eri näkökulmat, jotka liittyvät avoimen väylän opiskelijan polkuun tutkinto-opiskelijaksi.

Yhteistyö oli lisääntynyt myös toisen asteen oppilaitosten, vapaan sivistystyön toimijoiden ja työelämätoimijoiden kanssa, mutta ei niin suuressa määrin kuin tiedekuntayhteistyö. Yksittäisissä vastauksissa mainittiin yhteistyön lisääntyneen esimerkiksi lukion opinto-ohjaajien ja yhteistyöoppilaitosten kanssa. Esimerkiksi kahdessa väyläpilotissa vapaan sivistystyön toimijat oli otettu pilotin suunnitteluun mukaan. Myös työelämän koulutustarpeita oli selvitetty kyselyn ja työpajojen avulla.

Avoimen väylä tunnetaan aiempaa paremmin

Kaiken kaikkiaan kyselyn perusteella voi todeta, että hankkeessa on saatu vahvistettua väyliin liittyvää tiedotusta, neuvontaa ja ohjausta, kuten tavoitteeksi oli asetettu. Lisäksi väylien tunnettuuden koetaan parantuneen. TRY-hankkeen katsotaan muuttaneen yliopistossa yleistä suhtautumista avoimen väyliin. Tämä on merkittävä kehitysaskel avoimen väylien vakiinnuttamiseksi osaksi opiskelijavalintojen kokonaisuutta.

Ulla Kekäläinen, Riina Kärkkäinen ja Leea Huusko

Lue lisää:

• Tiedotuksen, neuvonnan ja ohjauksen palvelumuotoilu TRY-hankkeessa: Opintopalveluiden käyttäjälähtöinen konsepti
• Yliopistot jakoivat ja hioivat opintopalveluiden hyviä käytänteitä TNO-työpajassa
• Opintopalveluita kehitetään opiskelijalähtöisesti TRY-hankkeessa
• TNO-palveluiden kriittisiä pisteitä esiteltiin OOFHEC2019-konferenssissa Madridissa