Hankala tiimikaveri vai erilainen viestijä?

Ensimmäisenä yliopistovuotenani osallistuin kurssille, jonka suoritus tapahtui pienryhmätyöskentelynä. Meidän piti tehdä esitelmä runomuodoista, mutta kaikki ryhmäni jäsenet katosivat johonkin. En tuntenut heistä entuudestaan kuin yhden, joten lopulta rohkenin soittamaan hänelle. Sain vastaukseksi ”Joo, mä oon täällä Islannissa”.

Kaksitoista vuotta myöhemmin työskentelin Euroopan sosiaalirahaston rahoittamassa hankkeessa, jossa tiimi koostui Jyväskylän yliopistossa, Seinäjoen ammattikorkeakoulussa ja Turun ammattikorkeakoulussa työskentelevistä eri alojen ammattilaisista. Sain melkoisen saarnan vastuuhenkilöltämme, joka ei ollut tarpeeksi perillä siitä, mitä olimme projektin eteen tehneet.

Mikä meni pieleen?

Tärkeintä tiimityöskentelyssä on...

Sanat ”ryhmätyö” ja ”tiimityöskentely” aiheuttavat monissa halun lukittautua taukohuoneen vessaan ja nostaa vielä jalatkin piiloon. Valitettava tosiasia on kuitenkin se, ettei nykypäivän työyhteisöissä voi välttyä tiimityöskentelyltä. Esimerkiksi Monikielisen akateemisen viestinnän keskuksessa eli Movissa kuulun kirjoitusviestinnän aineryhmään, jatkuvan oppimisen tiimiin ja kahden eri tieteenalan viestintä- ja kieliopintoja suunnittelevaan ja toteuttavaan tiimiin. Todella monet kurssimme sisältävät yhteisopetusta.

Yksi tiimityöskentelyn peruspalikka on yhteiset pelisäännöt. Kun tiimi laitetaan kasaan, määritellään, mikä on tiimin tavoite, aikataulu ja ne työskentelytavat eli pelisäännöt. Mitä kanavia pitkin viestitään ja missä asioissa. Kenen vastuulla on mikäkin. Mitä tehdään ja mihin päivämäärään mennessä. Ja huomioidaan myös se, että ihmisillä voi olla erilaisia työskentelytapoja.

Jos työkaverisi tietää, että aloitat etäpäivinä hommat vasta kahdeltatoista, hän ei soita sinulle kymmentä kertaa aamuysiltä ja ihmettele, missä raporttisi viipyy. Kun säännöt ovat selvät, ryhmässä toimiminen on turvallista: jokainen on tietoinen asioista, joista viestiä tiimille, ja tavoista, joilla viestiä.

Olinko siis hankala tiimikaveri vai ainoastaan erilainen viestijä?

Viestintätottumuksiaan on mahdollista myös muuttaa ja kehittää

Väitöskirjaa tehdessäni opin olemaan vastuussa vain itselleni, joten en heti tajunnut, että minun piti pitää oma projektitiimini perillä siitä, mitä olin tehnyt ja missä vaiheessa. Pidin itsestään selvänä, että kunhan homma etenee, kaikki on kunnossa. Mutta mistäpä tiimikaverini olisivat sen tienneet, jos en olisi heille mitään kertonut? Muutin siis tapojani viestiä.

Fuksivuoden esitelmätragedia johtui puuttuvista pelisäännöistä. Kukaan ei ottanut vastuuta mistään, työskentelyaikataulua ei ollut eikä opettaja opastanut meitä eteenpäin ryhmän toiminnassa. Kaikki jäi levälleen, eikä ryhmään kiinnittymistä tai tehtävään sitoutumista päässyt tapahtumaan.

Jotta ryhmätyöskentely ei saisi aikanaan juokse tai kuole -reaktiota, siitä on tehtävä turvallista. Siksi Movin ryhmätöitä sisältävillä kursseilla harjoitellaan pelisääntöjen muodostamista.

Tämä on tärkeä osa myös taas piakkoin alkavaa Virtaa viestintään työelämässä -kurssia. Asiantuntevan ohjauksen tukemana kurssilla pääsee päivittämään omia työelämän viestintätaitoja muun muassa tiimityöskentelyn osalta. Kun pelisäännöistä tulee looginen osa omaa toimintaa, ei lukittautuminen kahvihuoneen vessaan enää tunnukaan tarpeelliselta.

FT Katja Kontturi
Yliopistonopettaja, kirjoitusviestintä

Ilmoittaudu nyt Virtaa viestintään työelämässä -kurssille