Toimivat avoimen väylän käytännöt jakoon ja vaihtoon – Lopputulemia TRY-hankkeen työpajasta
Jyväskylässä järjestämämme Toinen reitti yliopistoon -hankkeen työpajailtapäivän tavoitteena oli jakaa tiedotuksen, neuvonnan ja ohjauksen (tno) hyviä käytäntöjä avoimen väylän kehittämisessä, ideoida yhdessä sekä oppia toisiltamme. Mukana oli hiukan alle 30 henkilöä kymmenen eri yliopiston avoimista yliopistoista, tiedekunnista sekä opinto- ja hakijapalveluista.
Esittelimme työpajassa TRY-hankkeen palvelumuotoiluprojektin tno-suosituksia, jonka jälkeen osallistujat jakoivat ja jalostivat eteenpäin oman organisaationsa hyviä käytänteitä pienryhmissä. Ideoita koottiin Presemo-verkkoalustalle, jossa saattoi tarkastella myös toisten ryhmien ajatuksia. Näin tiedotuksen, neuvonnan ja ohjauksen toimivia toteutustapoja saatiin kehiteltyä eteenpäin.
Työpajan päätteeksi keskustelimme eniten kannatusta saaneista ideoista yhteisesti. Olemme koonneet tähän tekstiin työpajapäivän keskeisen annin tiedotuksesta, neuvonnasta ja ohjauksesta.
Avoimen väylästä tiedottamisen keskiössä ovat Opintopolku ja avointen yliopistojen sivut
Tiedotuksen osalta pidettiin tärkeänä osallistumista parhaillaan käynnissä olevaan Opintopolku.fi-palvelun uudistamistyöhön, jossa hanke on ollutkin mukana. Palveluun ideoitiin kuvauksia koulutusaloista, jotka tuotettaisiin alan koulutusta tarjoavien yliopistojen yhteistyönä. Kuvauksesta hakija löytäisi yhdeltä sivulta perustiedot alasta, koulutusta tarjoavista yliopistoista, opintosuuntavaihtoehdoista sekä haku- ja valintakriteereistä.
Tiedotuksesta kiitosta saivat muun muassa Oulun yliopiston Avoimen yliopiston väylähakua esittelevät verkkosivut, joista moni oli ottanut mallia oman organisaationsa sivujen laatimiseen. Lisäksi avoimen yliopiston väylän kautta valituksi tulleiden opiskelijoiden opiskelijatarinoita pidettiin hyödyllisinä tiedotuksen keinoina. Ne tuottavat samaistumisen kokemuksen ja antavat parhaimmillaan hakuvaihtoehtoja pohtiville vahvistusta omien valintojensa tueksi.
Neuvonta on kysymysten ennakointia ja tiedon visualisointia
Neuvonnan osalta korostuivat ennakoivat neuvonnan muodot, joiden avulla pyrittiin etukäteen ennakoimaan opiskelijan mieleen tulevia kysymyksiä ja kokoamaan tietoa opiskelijan saataville niistä kysymyksistä, joita useimmiten kysyttiin. Tällaisina neuvonnan muotoina esitettiin muun muassa erilaisia etukäteistestejä (Minustako oikeustieteilijä), koulutuspolkukuvauksia (ks. alla oleva Åbo Akademin visualisointi), blogitekstejä opintojen eri vaiheista, henkilökohtaistettuja aloitusohjeita ja infotilaisuuksia.
Neuvonnan osalta keskusteltiin myös erilaisista muodoista hyödyntää opiskelijatutoreita, opiskelijalähettiläitä ja aiempia väyläopiskelijoita opiskelijoiden vertaistukena, mistä on saatu hyviä kokemuksia. Lisäksi toivottiin lisää visuaalisia (esim. metrokartta) neuvonnan työkaluja, joissa on kuvattu eri opiskeluvaiheisiin liittyviä ohjeita verkkoon. Opiskelijalle on tärkeää saada kokemus siitä, että hän kuuluu “väyläopiskelijaryhmään” ja on siten osa yliopistoyhteisöä. Tämä voi edistää sitoutumista väyläopintoihin vahvistaen myös opiskelumotivaatiota.
Saattaen vaihdettava – ohjausta tarvitaan niin väyläopinnoissa kuin tutkinto-opiskelijaksi siirryttäessä
Ohjausta on saatavilla hankeyliopistoissa monikanavaisesti niin verkkovälitteisesti kuin kasvokkain. Ohjauksen saavutettavuuden parantamiseksi ja ohjaustyön sujuvoittamiseksi yliopistoissa on otettu käyttöön sähköisiä palveluita, joiden kautta on mahdollista varata ohjausaika henkilökohtaiseen ohjaustapaamiseen tai verkko-ohjaukseen läpi lukuvuoden (esim. HelpJYU-palvelu Jyväskylän yliopistossa ja Lapin yliopiston Avoimen yliopiston hyödyntämä Microsoft Bookings). Mahdollisuutta käydä opiskelusuunnitelma läpi ohjaajan kanssa ja saada siitä palautetta myös opintojen edetessä pidettiin keskeisenä toimintatapana.
Ohjauksen osalta todettiin lisäksi, että erityistä huomiota tulee kiinnittää siirtymään avoimen yliopiston opiskelijasta yliopiston tutkinto-opiskelijaksi. Tutkinto-opiskelun alkaessa väylän kautta valituksi tulleet tarvitsevat tukea mm. opintojensa suunnitteluun ja opiskelijayhteisöön integroitumiseen. Siirtymisen nivelvaihe vaatii yliopiston eri toimijoiden (avoin yliopisto, tiedekunta ja opintopalvelut) vuoropuhelua. Tämä nousi esille myös työpajan ryhmäkeskusteluissa, jossa nivelvaiheen ohjausta kuvattiin osuvasti sanoin “saattaen vaihdettava”.
Verkostoitumista ja ideoita omaan työyhteisöön vietäväksi
Työpajan päätteeksi pyysimme palautetta päivästä. Valtaosa vastaajista kertoi päivän olleen erittäin tai melko hyödyllinen. Parhaana antina koettiin verkostoituminen, yhteinen ideointi sekä kokemusten ja ajatusten jakaminen pienryhmissä. Tähän olikin työpajassa varattu runsaasti aikaa. Yhteisille keskusteluilla näyttäisi olevan tarvetta, koska se nousi palautteissa niin vahvasti esille.
Moni koki oppineensa uutta ja kertoi vievänsä päivästä työyhteisöönsä uusia kehiteltäviä ideoita sekä ajatuksia. Kaiken kaikkiaan työpajapäivän kaltaisia mahdollisuuksia kokoontua keskustelemaan avoimen yliopiston väylän tiedotuksen, neuvonnan ja ohjauksen hyvistä käytännöistä tarvitaan.
Palautekeskustelussa totesimme, että avoimen yliopiston väylän näkyväksi tekeminen on kaikkia yliopistoja yhdistävä tehtävä. Yliopistojen välisestä yhteistyöstä koettiin olevan etua myös omassa yliopistossa tehtävään väylien kehittämistyöhön.
Yliopistojen käytäntöjen yhtenäistäminen hyödyttäisi opiskelijaa
Työpajassa nousi esille, että yliopistot ovat keskenään hyvin erilaisia ja erilaisissa tilanteissa väylien kehittämisen suhteen. Lisäksi väylien toteutustavat ja käytetyt käsitteet vaihtelevat. Tästäkin huolimatta hyvin toimivien käytäntöjen jakaminen voi parhaimmillaan yhtenäistää avoimen yliopiston väylää hakutapana, väylästä käytettyjä käsitteitä ja siitä tiedottamista. Yhtenäistämisestä hyötyisivät eniten väyläopintoja etsivät opiskelijat.
Olemme iloisia, että työpajapäivässä oli osallistujia niin avoimista yliopistoista, tiedekunnista kuin opinto- ja hakijapalveluistakin. Avoimen väylän kehittäminen yliopistojen sisällä ja välillä on tärkeää onnistuneen tiedotuksen, neuvonnan ja ohjauksen kannalta.
Leea Huusko, suunnittelija, Itä-Suomen yliopisto
Ulla Kekäläinen, suunnittelija ja projektitutkija, Itä-Suomen yliopisto
Riina Kärkkäinen, koulutussuunnittelija ja opintoneuvoja, Jyväskylän yliopisto
Katso myös:
- TNO-palveluiden kriittisiä pisteitä esiteltiin OOFHEC2019-konferenssissa Madridissa (17.10.2019)
- TRY-webinaari Marginaalista mahdollisuudeksi – avoimen väylä opiskelijavalinnoissa (23.4.2020)