08.11.2017

Rekisteriseloste

Jyväskylän yliopiston avoimen yliopiston opiskelijarekisteri

 
 

Henkilötietolain (523/99) 10 §:n mukainen rekisteriseloste 14.3.2011.

1. Rekisterinpitäjä

Jyväskylän yliopisto, Avoin yliopisto, PL 35,   40014 Jyväskylän yliopisto, puh. 014 260   1211

2. Yhteyshenkilö   rekisteriä koskevissa asioissa

Kehittämispäällikkö   Merja Karjalainen, PL 35,   40014 Jyväskylän yliopisto, puh. 050 441   3687, merja.karjalainen@jyu.fi

3. Rekisterin nimi

Jyväskylän yliopiston avoimen yliopiston opiskelijarekisteri

4. Henkilötietojen   käsittelyn tarkoitus

Opintohallinnollisten tehtävien hoitaminen   edellyttää rekisterin olemassaoloa. Jyväskylän yliopiston avoimen yliopiston   opiskelijarekisteriä käytetään Jyväskylän yliopiston avoimeen   yliopisto-opetukseen ilmoittautuneiden henkilöiden ilmoittautumis-,   opinto-oikeus-, opintomaksu- ja opintosuoritustietojen ylläpitoon,   suoritettujen opintojen rekisteröintiin sekä niiden pohjalta laadittaviin yhteenvetoihin,   tiedonsiirtoihin, tilastoihin sekä suunnittelun ja seurannan apuvälineenä. Opiskelijarekisteriin   tallennettuja tietoja kootaan ja tallennetaan myös erilliseen tiedostoon   kirjoitettaessa opiskelijalle opintokokonaisuustodistuksia. Henkilötietoja   voidaan käyttää rekisterinpitäjän tutkimus- ja kehitystoimintaan.   Opiskelijarekisterin tietoja voidaan käyttää Jyväskylän yliopiston avoimesta yliopisto-opetuksesta   tiedottamisessa ja opiskelijoiden ohjauksessa.     

5. Rekisterin tietosisältö

Opintosuoritukset

  • suoritusten rekisteröinti
  • opintosuoritukset
  • opintosuoritusote
  • opettajien rekisteröimien suoritusten seuranta
  • suoritusten haku

Henkilöt

  • opiskelijan rekisteröinti
  • henkilötiedot
  • taustatiedot
  • opiskelijamuistio

Opinto-oikeudet

  • opintomaksut
  • opinto-oikeudet
  • opinto-oikeushaku
  • ilmoittautumislistat

6. Säännönmukaiset   tietolähteet

  • Opiskelijoiden henkilö- ja osoitetiedot,   taustatiedot, ilmoittautumis- ja opinto-oikeustiedot opiskelijalta itseltään   ilmoittautumisen yhteydessä
  • Opiskelijan yhteystietojen muutokset opiskelijan   oman ilmoituksen mukaan
  • Opiskelijan maksutiedot opintotietojärjestelmästä ja   verkkomaksupalvelusta
  • Opintosuoritustiedot ko. opintojakson arvioinnista   vastaavalta opettajalta
  • Muut tiedot avoimen yliopiston henkilöstöltä

7. Tietojen   säännönmukaiset luovutukset

  • Opetusministeriö Vipunen –tietokanta
  • Valtakunnallinen Virta-tietovaranto
  • Tilastokeskus (TilastoL 62/94)
  • Aikuiskoulutustukea saaneiden opiskelijoiden osalta   koulutusrahasto 
  • Tieteellistä tutkimusta varten (julkisuuslaki 621/99   ja henkilötietolaki 523/99, tietojen pyytäjän on esitettävä   rekisterinpitäjälle asianmukainen tutkimussuunnitelma ja ilmoitettava  vastuullinen tutkija)
  • Jyväskylän yliopiston tutkinto-opiskelijoiden opintosuoritustiedot   siirretään yliopiston ylläpitämään opiskelijarekisteriin
  • Opiskelijoiden opinto-oikeustiedot siirretään yliopiston   ylläpitämään opiskelijarekisteriin
  • Opiskelijalle itselleen opintorekisteriote, todistus   valmiista opintokokonaisuudesta, todistus opinto-oikeudesta ja selvitys   opinnoista pyynnöstä
  • Yhteistyöoppilaitosten henkilöstölle ko.   oppilaitokseen ilmoittautuneiden opiskelijoiden suoritus- ja   ilmoittautumistiedot sekä todistukset valmiista opintokokonaisuuksista

8. Rekisterin suojauksen   periaatteet

Manuaalinen   aineisto: opiskelijapalveluissa lukituissa kaapeissa.

ATK-aineisto:  

  • käyttöoikeuden edellytyksenä on kirjallinen lupa
  • käyttäjillä on henkilökohtainen tunnus ja salasana
  • käyttöoikeus on voimassa vain tietyn ajan
  • käyttäjillä on oikeus vain siihen rekisterin osaan,   jota hän tarvitsee voimassa olevan työsuhteen ajan

9. Rekisterin pitämisen   perusteet

Päivitetty 1.6.2017